1. Algemeen
Het huishoudelijk reglement maakt onverkort deel uit van alle af te sluiten huurcontracten behorende bij alle ruimten die deel uitmaken van Bedrijvencentra Utrecht B.V. Huurder verplicht zich alles na te laten wat de staat en het aanzien van Bedrijvencentra Utrecht B.V. kan schaden en zal de huurder van belendende kantoor- en/of bedrijfsruimtes en hun bezoekers en in het algemeen bezoekers van het bedrijvencentrum geen last of hinder bezorgen.
Waar in dit huishoudelijk reglement over huurder gesproken wordt, wordt hieronder mede begrepen: zijn personeel, stagiaires, uitzendkrachten, bezoekers en iedereen die in opdracht van huurder aanwezig is.
Waar in dit huishoudelijk reglement over verhuurder gesproken wordt, wordt hieronder mede begrepen beheerder en directie of een andere door de Bedrijvencentra Utrecht B.V. aangewezen partij.
Verhuurder gaat er vanuit, dat huurder op de hoogte is van het huishoudelijk reglement.
2. Openingstijden en toegang tot het gebouw
Huurder heeft te allen tijde toegang tot het gehuurde.
Tijdens de receptie-uren van maandag tot en met vrijdag van 08.30 uur – 17.30 uur is de centrale entree geopend. Buiten openingsuren kan iedere huurder middels een sleutel het gebouw betreden.
Bezoekers (en/of leveranciers) van huurders van het gebouw worden geacht zich te bevinden onder de hoede van een huurder. In geval van onraad en/of calamiteiten dienen huurders als verantwoordelijke gids voor hun bezoekers op te treden. De huurder is aansprakelijk voor de daden van zijn bezoeker(s).
3. Aan- en afvoer van goederen
Niemand heeft het recht, op welk ogenblik dan ook, de algemene ruimten binnen en buiten het gebouw met goederen te blokkeren, dan wel de gangen te versperren of te gebruiken als opslagruimte. Alle te ontvangen goederen zullen zo snel mogelijk naar de desbetreffende ontvanger afgevoerd moeten worden. In geval van overbelasting of versperring zal de verhuurder het recht hebben de desbetreffende goederen voor risico en kosten van de ontvanger op te slaan.
De receptie kan in opdracht van huurder tekenen voor ontvangst van goederen. De receptie kan de goederen vòòr tekenen voor ontvangst echter niet controleren, zij is dus niet aansprakelijk voor de afgeleverde goederen.
4. Beheer
Persoonlijk overleg tussen huurders en verhuurder zal zo vaak als noodzakelijk is plaatsvinden. Storingen en/of schade aan het gebouw of zijn installaties dienen direct aan de receptie te worden gemeld die voor adequate afhandeling zal zorgdragen.
5. Huisstijl
Er zal voor een uniforme wijze van naamsaanduiding worden zorggedragen door de verhuurder.
a. Op een overzichtsbord in de entreehal en in de gang bij het kantoor.
b. Op een belbord naast de deur.
De kosten voor deze naamborden zullen aan de huurders worden berekend in een entree-nota.
6. Veiligheid
Iedere unit in Bedrijvencentra Utrecht B.V. is voorzien van een brandmeldinstallatie en een inbraakbeveiligings-installatie.
Huurder dient zelf zorg te dragen voor deugdelijke afsluiting van een unit en het op de juiste wijze in- en uitschakelen van de inbraakbeveiligings-installatie.
Huurder is zelf verantwoordelijk voor het deugdelijk afsluiten van deuren en ramen.
Huurder is tevens verantwoordelijk voor nalatigheid in deze.
Bij alarmopvolging van een “loos “alarm zullen de hieraan verbonden kosten op de betreffende huurder verhaald worden.
Het gebruik en de opslag van brandgevaarlijke en schadelijke vluchtige stoffen in het gehuurde, behoudens voor huishoudelijke doeleinden in normale hoeveelheden, is niet toegestaan.
Onder goedkeuring van de brandweer wordt uit het oogpunt van ‘bedrijfsbescherming’ een ontruimings – en calamiteitenplan opgesteld. Huurder dient hierbij de regels van de brandweer strikt op te volgen (zogenaamd vluchtplan).
Roken is in het gehele gebouw ten strengste verboden.
Verhuurder aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor inbraak en/of beschadigingen aan eigendommen van de huurder in het gehuurde, welke ondanks de genomen veiligheidsmaatregelen mochten plaatsvinden.
Voor de locatie Hooghiemstra geldt dat in verband met de voorschriften van de brandweer men de tussendeuren in de gangen steeds gesloten dient te houden. Aan de uiteinden van de gangen bevinden zich nooddeuren die van binnenuit via een panieksluiting geopend kunnen worden.
Huurder verplicht zich de medegebruikers van het bedrijvencentrum, de verhuurder, de politie en/of brandweer, alle mogelijke assistentie te verlenen in gevallen van inbraak, vandalisme, brand, of welke calamiteiten dan ook.
De algemene toegangen van het gebouw zijn voorzien van een gecertificeerd slotensysteem, waarmee buiten kantooruren tevens de entreedeuren geopend kan worden. Uitgifte van entreesleutels geschiedt door de verhuurder welke hiervan de registratie verzorgt.
Indien de huurder meer sleutels nodig heeft, kunnen deze op verzoek geleverd worden. Voor elke sleutel dient de huurder bij de receptie een ondertekende schriftelijke aanvraag in te dienen. Bij meer dan twee sleutels dient er een borgsom te worden afgegeven.
Iedere ruimte is voorzien van een eigen cilinderslot. Ook hiervoor worden per ruimte twee sleutels beschikbaar gesteld en blijven eigendom van verhuurder. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het slot van zijn ruimte.
Voor alle ramen in het gebouw, dus ook van de algemene ruimten, gelden de volgende regels:
Bij wind de ramen onmiddellijk sluiten of op kierstand zetten.
Bij vertrek ramen sluiten.
Indien het raam licht wiebelt, trilt of klappert: onmiddellijk sluiten.
Als het raam niet meer goed sluit of het uitzetijzer gebreken vertoont wordt de huurder geacht dit onmiddellijk aan de receptie te melden.
Voor Vondelparc I geldt dat de ramen in het trappenhuis in verband met uw veiligheid alleen door personeel van Bedrijvencentra Utrecht B.V. geopend c.q. gesloten mogen worden.
Bij nalatigheid van de voorschriften kan een raam naar beneden vallen met alle risico’s voor personen vandien.
Als huurder van een ruimte wordt u geacht de regels omtrent het gebruik van het gehuurde te kennen en strikt op te volgen. Bij niet nakoming van de regels wordt de huurder aansprakelijk gesteld voor de ontstane schade.
7. Elektra
Voor wijzigingen aan de elektriciteit en/of andere installaties zijn de algemene bepalingen van toepassing
Verder geldt dat de huurder alleen in overleg is toegestaan aansluitingen in zijn ruimte te (doen) verrichten. Het is de huurder niet toegestaan zelf elektrische kabels in zijn unit te plaatsen. Dergelijke aanpassingen dienen te geschieden in overleg met de verhuurder en aangelegd te worden door een erkend installatiebureau.
Extra verbruik van elektra zal worden doorbelast aan de huurder.
8. Verlichting
Het vervangen van lampen in de openbare ruimten behoort tot het onderhoud van de verhuurder.
9. Vloerbedekking / zonwering
Voor locatie Hooghiemstra geldt dat vloerbedekking/zonwering zijn niet bij de huur inbegrepen. Het is niet toegestaan zonwering aan te (laten) brengen, te doen wijzigen of te doen verwijderen, tenzij in overleg met verhuurder.
Voor locatie Vondelparc geldt dat de zonwering wel bij de verhuur is inbegrepen.
10. Verbouwing wanden, plafonds, deuren
Overeenkomstig de huurovereenkomst wordt bepaald dat de verhuurder nauwkeurig dient te worden geïnformeerd over de aard, begin- en einddatum van een eventuele verbouwing. Met de verbouwing mag een aanvang worden genomen na verkregen schriftelijke toestemming van de verhuurder of diens vertegenwoordiger. Verbouwingen dienen plaats te vinden voor 08.30 uur en na 17.30 uur en/of in de weekeinden.
De kosten voor de verbouwing en de herbouwkosten zijn voor rekening van de desbetreffende huurder (zie hiervoor ook de huurovereenkomst). Verhuurder kan voor de herbouwkosten een extra borgsom verlangen.
Het aanbrengen van voorwerpen op wanden, plafonds en/of deuren dient te allen tijde te geschieden in overleg met de verhuurder. Beschadigingen aan wanden, deuren en plafonds als gevolg van het ondeskundig aanbrengen van zaken en zonder voorafgaande goedkeuring van de verhuurder, zullen bij de huurbeëindiging op de borgsom worden ingehouden.
11. Vuilafvoer
Iedere huurder verplicht zich ervoor zorg te dragen dat het dagelijks afval steeds in de daartoe bestemde vuilcontainers wordt gedeponeerd, verpakt in plastic zakken. Papier en karton dient in een aparte daartoe aangewezen container gedeponeerd te worden.
Het is niet toegestaan:
a. schadelijke stoffen buiten op te slaan;
b. vuil, fust of verpakkingsmateriaal buiten het gebouw op te slaan anders dan in de containers;
c. de vuilcontainer(s) op een andere plaats neer te zetten;
d. chemisch afval (KCA) in de containers te storten. Het chemisch afval dient separaat en op eigen initiatief en/of eigen verantwoordelijkheid te worden afgevoerd.
Voor afvoer van vuil staan containers ter beschikking die op vaste en nader aangegeven tijden worden geleegd.
Men dient dus geen afval naast de container te plaatsen.
12. Schoonmaak
Alle gemeenschappelijke en openbare ruimtes zullen regelmatig door een door verhuurder aangesteld schoonmaakbedrijf worden schoongemaakt. Ieder huurder is verplicht de gehuurde ruimte regelmatig schoon te maken. Buiten de openingstijden van de receptie zal hij, omwille van veiligheid, gebruik maken van een door de verhuurder aan te trekken schoonmaakbedrijf. In overleg met de verhuurder kan in individuele gevallen op grond van specifieke redenen van het bovenstaande worden afgeweken.
13. Buiten het gebouw
Naast de entree van locatie Hooghiemstra zijn twee parkeerplaatsen uitsluitend voor laden- en lossen beschikbaar.
14. Receptie
In het Bedrijvencentrum worden diverse diensten en faciliteiten aangeboden via de receptiebalie van de verhuurder. De receptiebalie beheert onder andere de telefooncentrale en opvang van bezoekers. Tijdens werkdagen is de receptie geopend van 08.30 tot 17.30 uur. Verder kan men de vergaderzalen, de koepel en het auditorium reserveren. Voor informatie over deze diensten en tarieven kunt u de website raadplegen. . Voor de vergaderzalen, de koepel en het auditorium gelden aanvullende huisregels die ter plekke zijn aangegeven. Deze aanvullende huisregels dienen door eenieder te worden nageleefd.
15. Toegang
In afwijking in zoverre van het bepaalde in de Algemene Bepalingen geldt het navolgende. Indien door of vanwege verhuurder werkzaamheden moeten worden verricht als bedoeld in de art., 13 van de Algemene Bepalingen zal het de verhuurder zijn toegestaan om ten behoeve van de doelmatige tenuitvoerlegging van die werkzaamheden, toegang te hebben tot het gehuurde.
Indien redelijkerwijs mogelijk, zal verhuurder door middel van een algemene schriftelijke aankondiging dit kan ook een e-mail zijn, de betreffende huurders vooraf in kennis stellen van de voorgenomen werkzaamheden. Onder een algemene schriftelijke aankondiging wordt verstaan een schriftelijke mededeling die op de gebruikelijke plaatsen wordt opgehangen. Indien zodanige aankondiging achterwege is gebleven en huurder tijdens de uitvoering van de werkzaamheden niet in het gehuurde aanwezig is, zal verhuurder er voor zorgdragen dat voldoende toezicht wordt gehouden tijdens de uitvoering van de werkzaamheden.
16. Bijzonder bepalingen
Anticoncurrentiebeding:
Het is huurder zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van verhuurder niet toegestaan aan medehuurders in de bedrijvencentra de navolgende diensten aan te bieden: telefoon/faxservice, secretariële diensten, reproductie, catering en schoonmaakdiensten. In verband met de door de verhuurder te bewaken branchemix zal huurder niet zonder toestemming van verhuurder in zijn ruimten volstrekt branchevreemde activiteiten ontplooien. Bepalend hiervoor zijn de gegevens die huurder bij het aangaan van de overeenkomst aan verhuurder hierover heeft gegeven.
Interne verhuizingen.
Indien een huurder intern een nieuwe ruimte wil betrekken wordt hiervoor apart administratiekosten in rekening gebracht.
Telefoonfaciliteiten:
Alle vaste telefoon, faxlijnen en datalijnen zullen afgenomen worden van verhuurder, of van door de verhuurder aan te wijzen partijen tenzij schriftelijk anders wordt overeengekomen. Verbruiks- en abonnementskosten worden doorbelast. Huurder is verplicht één vaste telefoonlijn via de centrale af te nemen. Een ISDN of ADSL aansluiting mag uitsluitend aangelegd worden na schriftelijke toestemming van verhuurder. Aansluitingen mogen door derden aangelegd worden tot in de verdeelkast. Alle bekabeling in het gebouw dient aangelegd te worden door een door verhuurder aangewezen partij. De extra kosten hiervan zijn voor rekening van huurder.
Klachtenafhandeling:
Alle klachten dienen in eerste instantie, schriftelijk door middel van het invullen van een klachtenformulier, gemeld te worden bij de receptie. Een aantal klachten worden door de receptie afgehandeld, de overige klachten worden doorgegeven aan het facilitair beheer, die deze vervolgens afhandelt.
Buiten kantooruren kan men een e-mail sturen of een notitie achterlaten in de brievenbus van de verhuurder.
17. Overige bepalingen
Onverminderd het bepaalde in de Algemene Bepalingen huurovereenkomst kantoorruimte wordt nog op de volgende bepalingen gewezen.
Huurders in de bedrijvencentra dienen zich zodanig te gedragen dat medehuurders niet gehinderd worden in het gebruik van hun eigen ruimte en de gemeenschappelijke ruimtes.
Het voortbrengen van geluiden, trillingen, muziek, stank en rookgassen die hinder veroorzaken bij de medegebruikers is niet geoorloofd.
Het is behoudens vouwfietsen en invalidenvoertuigen, verboden fietsen en andere voertuigen mee te nemen in het gebouw.
Huisdieren zijn alleen toegestaan in de eigen ruimte en mogen geen overlast veroorzaken aan andere huurders.
Verhuurder is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van stagnatie in de aanvoer van gas, water of elektriciteit.
Voor door een huurder gewenst intern zwaar transport vanaf of naar de gehuurde ruimte, dient tevoren toestemming van de beheerder te zijn verkregen. Eventuele hierdoor ontstane schade aan het gehuurde zal te allen tijde ten laste komen van de huurder en hem/haar in rekening worden gebracht.
Indien huurder na herhaalde waarschuwing zich niet houdt aan de hem bekende huishoudelijke regels, kan hij/zij terstond worden verwijderd en wordt de huur met onmiddellijke ingang opgezegd, onverminderd de gehoudenheid van huurder tot betaling van schadevergoeding.
Teneinde een goede exploitatie van de gebouwen te kunnen continueren dient er een mogelijkheid te bestaan het huishoudelijk reglement tussentijds aan te passen. Het huishoudelijk reglement kan te allen tijde worden gewijzigd.
Wijzigingen die nodig zijn voor de veiligheid van het gebouw en de veiligheid van de gebruikers kunnen door de verhuurder bindend worden doorgevoerd zonder voorafgaande goedkeuring. De verhuurder zal wel zoveel als redelijkerwijs mogelijk is vooraf overleg plegen met het bestuur van de huurdersverenigingen omtrent een dergelijke wijziging.
Bij strijdigheid van de huurovereenkomst, de algemene bepalingen en het huishoudelijk reglement prevaleert de huurovereenkomst gevolgd door de Algemene Bepalingen.
In gevallen, waarin dit huishoudelijk gebruiksreglement niet voorziet, dient de huurder zich te houden aan de instructies van de verhuurder.
Informatie voor nieuwe huurders
Achtergrond
Bedrijvencentrum Hooghiemstra is ontwikkeld om startende en vernieuwende bedrijven kleinschalige bedrijfsruimte aan te bieden.
In 1990 is met steun van de gemeente Utrecht een oud monumentaal gebouw van graanfabriek Hooghiemstra en etikettenfabriek Avery volledig gerenoveerd en tot een bedrijfsverzamelgebouw getransformeerd.
Bedrijvencentrum Hooghiemstra wordt beheerd door een facilitair team. Bij de facilitair coördinator of de receptie kunt u terecht voor al uw vragen.
U kunt ons bereiken via telefoonnummer 030-276 91 11, of via het interne telefoonnummer 9. Natuurlijk kunt u ook altijd even bij de receptie langslopen om uw vraag, opmerking of klacht door te geven.
Receptie
De receptie is dagelijks geopend van 8:30 tot 17:30 uur.
Bezoekers dienen zich altijd te melden bij de receptie. U kunt afspraken met de receptionistes maken of bezoek gelijk door mag lopen of dat u zelf het bezoek op wilt halen.
Telefoonservice: de mogelijkheid is er om uw telefoon te laten beantwoorden door de receptionistes, om gebruik te gaan maken van deze telefoonservice dient u het bijgevoegde formulier ‘telefoonservice’ in te vullen en af te geven bij de receptie.
Postpakketten worden door de receptionistes aangenomen en aan u gemeld. Indien u moet tekenen voor een zending dan zullen zij u daar van op de hoogte brengen. Indien gewenst kan de receptie ook tekenen voor ontvangst.
De receptie verkoopt diverse consumpties. Afrekening gaat bij voorkeur contant, eventueel kunt u het op rekening kopen via uw maandelijkse huurfactuur.
Het is ook mogelijk om bij de receptie koffie en/of thee te bestellen.
Toegang en alarm
Huurders krijgen een eigen voordeursleutel waarmee ze 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang hebben tot het pand. Extra sleutels kunt u aanvragen via de receptie. Voor iedere vermiste sleutel wordt 50 euro in rekening gebracht.
Hooghiemstra heeft twee alarmsystemen, het inbraakalarm en het brandalarm.
Het inbraakalarm is aangesloten op de meldkamer van beveiligingsbedrijf Securitas. Indien u een vals alarm veroorzaakt dient u onmiddellijk contact op te nemen met de alarmcentrale om deze af te melden. Buiten kantoortijd komt er een surveillant van dit bedrijf kijken als er een alarm afgegaan is. Zie voor een uitgebreide toelichting de bijlage “Gebruikersinformatie alarmsysteem”.
Vervolg: Toegang en alarm
U ontvangt van Hooghiemstra kosteloos een afmeldpas voor het geval u zelf een (vals) alarm veroorzaakt. Met deze pas kunt u een vals alarm afmelden zodat geen voorrijkosten in rekening gebracht hoeven worden.
Daarnaast heeft Hooghiemstra een brandalarm met rookmelders en handmelders. Mocht het alarm afgaan, dan wordt automatisch de brandweer opgeroepen. Wij willen u dan ook vriendelijk verzoeken hiermee rekening te houden en het gebruik van bijvoorbeeld tosti-apparaten/ broodroosters achterwege te laten maar ook boren, schuren e.d. In het verleden zijn hier regelmatig valse meldingen door geweest. Mocht u in de ruimte werkzaamheden gaan verrichten die stof veroorzaken dan moet u dit melden bij de receptie zodat er voorzorgsmaatregelen kunnen worden genomen.
Indien u een luide sirene in het gebouw hoort dan is het ontruimingsalarm in werking gezet. Aangezien dit alarm altijd handmatig in werking gesteld wordt (en dus nooit automatisch) is het van belang dat u hier adequaat en snel op reageert!
Fietsenstalling
In de gele voorgevel van Hooghiemstra zit een deur naar de fietsenstalling welke te openen is met uw voordeursleutel. Er is ook nog een lange rij met fietsenrekken tegenover deze stalling waar u ook gebruik van mag maken.
Parkeerplaatsen
Naast Hooghiemstra is een parkeergarage aanwezig, De Grifthoek. Hier kunt u een abonnement voor aanvragen bij de Gemeente, dienst Parkeerbeheer. Bezoekers kunnen hier parkeren.
De parkeerruimte voor Hooghiemstra is alleen bestemd voor laden- en lossen in de aangegeven vakken.
Vergaderzalen
Op de begane grond bevindt zich een vergaderruimte die door alle huurders gereserveerd mag worden. Deze ruimte is via de receptie zonder kosten te reserveren, wij gaan er vanuit dat iedere huurder hier evenredig gebruik van maakt. Reserveringen geschieden altijd op volgorde van binnenkomst.
Op de 3e etage bevindt zich nog een vergaderruimte geschikt voor 4 personen deze is beschikbaar voor €25,- per dagdeel.
Op de 6e etage bevindt zich “de koepel”, deze vergaderruimte is exclusief beschikbaar voor €50,- per dagdeel.
De receptie kan voor een vergadering koffie en/of thee voor u verzorgen u kunt dit aangeven bij het maken van de reservering. Zie de prijslijst voor tarieven van koffie en thee. Voor de huisregels ten aanzien van de verhuur van de vergaderzalen verwijzen wij u naar de bijlage “Regels vergaderzaal”.
Kopieermachine
Op de tweede verdieping, recht tegenover de liften, staat een kopieermachine voor algemeen gebruik. Deze machine is te gebruiken met kopieerkaarten van 500 of 1000 kopieën die te verkrijgen zijn bij de receptie. De actuele prijzen van deze kopieerkaarten vindt u op de prijslijst.
Laden en lossen
Het laden en lossen van goederen dient altijd via de laad/losruimte te gebeuren. Deze ruimte bevindt zich naast de brievenbussen. Bij de receptie kunt u vragen de buitendeur te openen.
Schoonmaak
De algemene ruimten en de toiletten worden door Prins schoonmaakdiensten schoongemaakt. Voor de schoonmaak van uw eigen ruimte bent u zelf verantwoordelijk en kunt u eventueel ook gebruik maken van Prins schoonmaakdiensten. Bij de receptie kunt u vragen naar een brochure van Prins schoonmaakdiensten.
Afval
In de gele voorgevel van het gebouw zit de deur naar de afvalruimte/ containerruimte. In de containerruimte in deze ruimte kunt u uw afvalzakken deponeren in de daarvoor bestemde containers. Ook oud papier kunt u kwijt in de daarvoor bestemde containers in de containerruimte. Lege toners kunt u deponeren in een speciale verzamelbox bij de receptie. De opbrengsten van deze inzameling komen ten goede aan de Huurdersvereniging.
De afvoer van grof vuil dient u zelf te verzorgen, wel kunt u rechtstreeks of via de receptie een afspraak maken om de gemeente uw grofvuil te laten komen ophalen.
Telefoonlijnen
U kunt via ons de telefoonlijnen laten beheren voor extern en intern gebruik. Iedere huurder van een bedrijfsruimte is verplicht ten minste één telefoonlijn van Bedrijvencentrum Hooghiemstra af te nemen, bij eventuele calamiteiten is hierdoor iedere huurder snel te bereiken. Bovendien kan er met deze lijn gratis intern gebeld worden naar alle andere huurders en naar de receptie. De actuele prijzen van deze telefoonlijn vindt u op de prijslijst.
Voor ADSL verbinding dient u een aparte telefoonlijn aan te vragen bij een provider. Dit is niet mogelijk over de interne telefoonnummers.
Let u bij het aanvragen van uw lijn op de volgende zaken:
- Bij Hooghiemstra wordt de interne bekabeling getrokken door Commitment.luitpunt in het gebouw,
- Als aansluitadres dient aan KPN Hooghiemstraplein 51 opgegeven te worden.
- Als factuuradres dient uw eigen adres opgegeven worden.
- Bij de aanvraag moet even vermeld worden dat KPN een label hangt aan de nieuwe aansluiting in het ISRA-aansluitpunt. All Clear kan dan zien welke lijn het is.
- Geef altijd aan de receptie door dat u een lijn aangevraagd heeft. Het bekabelingbedrijf zal dan de benodigde interne lijnen doortrekken voor u.
Verbouwingen en klussen
Hooghiemstra heeft bestaande contacten met een elektrotechnisch installatiebureau, een loodgieters- en dakbedekkingbedrijf en met een klus- en onderhoudsbedrijf. Indien u grote of kleine klussen wilt laten uitvoeren in of aan uw ruimte(n) moet u met één van deze bedrijven contact opnemen via de receptie. Zij kunnen dan een afspraak voor u maken met het desbetreffende bedrijf wat het onderhoud of de werkzaamheden moet gaan uitvoeren.
Slechts in overleg met de facilitair manager kunt u dergelijke klussen door een ander bedrijf uit laten voeren.
HUISREGELS VERGADERZAAL
Om alle huurders gelijke kansen te geven in het ongestoorde gebruik van de vergaderzaal hebben wij in overleg met de huurdersvereniging een aantal regels vastgelegd.
De vergaderzaal mag niet langer dan een gehele ochtend, middag of avond gereserveerd worden en in principe niet meer dan twee dagdelen per week, tenzij hierom onder opgave van reden is verzocht en toestemming via de receptie is verkregen. Men kan maximaal 3 maanden vooruit reserveren.
annuleren van de vergaderzaal is mogelijk tot een uur voor reservering, indien de vergaderzaal niet tijdig wordt geannuleerd brengen wij hier € 25,- voor in rekening via de eerstvolgende huurnota, uitzondering daarop zijn onvoorziene omstandigheden/overmacht.
indien men de vergaderzaal bij nader inzien niet nodig heeft, dit zo spoedig mogelijk melden aan de receptie dan kunnen andere huurders evt. gebruik maken van de zaal.
U dient de vergaderkamer schoon en opgeruimd voor de volgende gebruiker achter te laten. Geen vuil achterlaten op de vergadertafel, vuilnis deponeren in de vuilnisbak, kopjes enz. meenemen; kortom schoon achterlaten. De tafel en de wandpanelen mogen niet worden verplaatst.
De vergaderzaal dient gebruikt te worden voor vergaderingen en overleg en dergelijke; Het moet gaan om (in principe) incidenteel gebruik, dus geen structureel/frequent gebruik voor kernactiviteiten van het betreffende bedrijf, zoals bijles- of cursusinstituut, psychologische begeleiding. het geven van cursussen, lezingen, recepties en lunches met grote groepen e.d. in de vergaderzaal is niet toegestaan.
Indien de bijeenkomst langer duurt dan 17.30 uur de sleutel van te voren opvragen en na afloop de vergaderzaal afsluiten en de sleutel retourneren in de Postbus nr 51. Hiervoor dient u te tekenen voor ontvangst van de sleutel.
Er mag in de vergaderzaal niet gerookt worden.
De huurder/ gebruiker is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn gasten. Indien een huurder zich niet houdt aan de regels behoudt Bedrijvencentra Utrecht B.V. zich het recht voor om het gebruik van de vergaderzaal (permanent of tijdelijk) aan de huurder te ontzeggen.
Bedrijvencentra Utrecht B.V.
VOORWAARDEN HUUR KOEPEL
De koepel moet officieel per dagdeel gehuurd en betaald worden.In principe gelden de volgende dagdelen (of delen hiervan):
Dagdeel 1: van 8.30 uur tot 12.30 uur
Dagdeel 2: van 13.30 uur tot 17.30 uur
In overleg met de facilitair manager kan van deze tijdstippen afgeweken worden.
Buiten de openingstijden van de receptie, dus op werkdagen na 17.30 uur en in het weekend, dient er tijdens gehuurd gebruik van de koepel altijd iemand bij de receptie aanwezig te zijn. Hiervoor dient een verzoek gedaan worden bij de receptie. De bij de receptie aanwezige persoon dient zorg te dragen voor het openen en sluiten van de deur en de slagboom en controleert de inkomende en uitgaande gasten. De huurder van de koepel moet waar nodig bij het verrichten van de controle assistentie verlenen. De bij de receptie aanwezige persoon dient aanwezig te zijn tot de laatste gasten het pand hebben verlaten. De kosten voor het bemannen van de receptie komen voor rekening van de huurder van de koepel.
Goederen zoals meubilair, dranken en etenswaren, dienen te worden afgeleverd in de laad- en losruimte. Goederen mogen maximaal 1 uur voor aanvang van de gehuurde periode naar boven worden getransporteerd of eerder in overleg met de receptie. Na afloop van de huurperiode dient de huurder ervoor zorg te dragen dat alle ingebrachte goederen uit de koepel worden verwijderd en naar de laad- en losruimte worden gebracht. De koepel dient uiterlijk de eerstvolgende ochtend om 08.30 uur resp. 13.30 uur resp. 18.30 uur veegschoon en in de oorspronkelijke staat te worden opgeleverd. Dit om het schoonmaakbedrijf de gelegenheid te kunnen bieden om de koepel te reinigen. Eventuele schoonmaakkosten worden doorberekend aan de huurder.
Geluidsversterking voor zowel muziek als gesproken woord mag niet eerder dan na 18.00 uur gebruikt worden. Overig geluidsoverlast voor de 5e/6e/7e verdieping dient te worden vermeden.
De vergoeding voor het gebruik van de koepel bedraagt per dagdeel € 50,00 voor de ruimte inclusief de aanwezige stoelen en tafels, exclusief de keukenfaciliteiten en uitgiftebalie. Wij zijn van mening dat je de koepel standaard huurt incl. koelkast, gasplaat etc., zonder extra kosten. Indien gewenst kan de huurder gebruik gebruik maken van de keukenfaciliteiten en uitgifte balie. Dit dient op het aanvraagformulier te worden vermeld. De huurprijs van de koepel en de bijkomende kosten zullen op de eerstvolgende huurfactuur in rekening worden gebracht.
Voor eventuele schade, veroorzaakt door gebruiker, zijn/haar personeel of zijn/haar gasten, is de huurder aansprakelijk. Huurder is verplicht mogelijke schade uiterlijk de eerstvolgende werkdag na gebruik van de koepel schriftelijk te melden aan de receptie. Huurder verklaart door ondertekening van het aanvraagformulier akkoord te gaan met de voorwaarden van verhuur. Van te voren door de huurder geconstateerde gebreken dienen liefst minimaal 1 werkdag voorafgaand aan de huurperiode schriftelijk aan de receptie gemeld te zijn.
Als huurder handelingen verricht die in strijd zijn met de voorwaarden of schade tot gevolg hebben, kan door de facilitair manager besloten worden huurder niet meer in aanmerking te laten komen voor het huren van de koepel.
Huurder verplicht zich ervoor zorg te dragen dat alle benodigde vergunningen van overheidswege zijn verstrekt. Verhuurder ontvangt voor het sluiten van de overeenkomst afschriften van die vergunningen.
Het is verboden te roken in de koepel
Bij ongeautoriseerd gebruik van de koepel wordt € 250,- in rekening gebracht.